kintoneでレコードが登録されたらBoxにフォルダを作成する

■概要

kintoneで管理している顧客情報や案件情報に関連するファイルを、Boxで保管している方は多いのではないでしょうか。しかし、kintoneにレコードを登録するたびに、手動でBoxにフォルダを作成するのは手間がかかり、命名ルールのミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneとBoxの連携を自動化し、レコード情報に基づいたフォルダ作成をスムーズに行えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneとBoxの両方を利用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• kintoneのレコードに紐づくBoxのフォルダ管理を効率化し、標準化したいと考えている方
• kintoneとBoxを連携させ、ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneのレコード情報をもとに自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いを防ぎ、kintoneとBoxでのファイル管理を標準化します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコード詳細ページから起動」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーを起動したレコードの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したレコード情報をもとにフォルダを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成する際に、フォルダ名を任意で設定できます。kintoneから取得した顧客名や案件番号などの情報を組み合わせて、自動でユニークなフォルダ名を設定することが可能です。

■注意事項

• kintone、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921