Microsoft SharePointにファイルが格納されたら、OCRを行い結果とファイルをDropboxに格納する

■概要

Microsoft SharePointに格納されたファイルを、手作業でDropboxへ移動し、内容を確認していませんか？こうした定期的なファイル管理業務は、手間がかかる上に転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイル格納をトリガーに、OCRによるテキスト抽出からDropboxへのファイル保存までの一連の流れを自動化し、ファイル連携に関する課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとDropbox間でのファイル連携を手作業で行っている方
• Microsoft SharePointに格納した請求書などのPDFから、手動で文字起こしをしている方
• 複数のストレージサービスを併用しており、データ管理の効率化を目指している情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointにファイルが追加されると、OCR処理とDropboxへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの移動漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft SharePointからトリガーとなったファイルの情報を取得し、後続の処理に利用します。
4. 次に、分岐機能を設定し、取得したファイル情報をもとに後続の処理を分岐させます。
5. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. 次に、OCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
7. 次に、書類発行機能を設定し、OCRで抽出したテキスト情報をもとにGoogle スプレッドシートで書類を発行します。
8. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを2つ設定し、発行した書類と元のファイルをそれぞれDropboxにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft SharePointのトリガー設定では、連携対象としたいサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段のオペレーションで取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます。
• Microsoft SharePointやDropboxのオペレーションでは、ファイル名や保存先のフォルダなどを、固定値や前段で取得した情報を変数として任意に設定できます。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意でカスタマイズすることが可能です。
• 書類発行機能では、Google スプレッドシートの任意の雛形を設定し、OCRで読み取った情報をシート内のどのセルに出力するかなどを自由に設定できます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。