Asanaにタスクが作成されたら、Google Meetで会議スペースを作成する

■概要

Asanaでタスクを管理し、関連する打ち合わせをGoogle Meetで設定する際、アプリ間を移動して手作業でURLを発行・転記することに手間を感じていませんか？

このワークフローを活用すれば、Asanaで特定のタスクが作成されるだけで、自動的にGoogle Meetの会議スペースを作成し、タスクに情報を追記することが可能です。AsanaとGoogle Meetを連携させることで、会議設定にかかる工数を削減し、よりスムーズなプロジェクト進行を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogle Meetを併用し、タスクに応じた会議設定を手作業で行っている方
• プロジェクト管理でAsanaを利用し、Google Meetでの打ち合わせが多いチームリーダーの方
• タスク作成から会議設定までの一連の流れを自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaにタスクを作成するだけでGoogle Meetの会議URLが自動発行され、タスク内に記録されるため、手作業でのURL発行や転記の手間を省けます
• 手作業による会議URLの貼り間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogle MeetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクにコメントを追加」アクションを設定し、作成されたGoogle Meetの会議URLなどをタスクに自動で追記します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Asanaの「タスクにコメントを追加」のアクションでは、コメント内容を自由にカスタマイズできます
• 例えば、前段のオペレーションで作成したGoogle Meetの会議URLを変数として埋め込み、「以下のURLで打ち合わせを実施します。」といった定型文と組み合わせる設定が可能です

■注意事項

• Asana、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。