■概要
Asanaで管理しているタスクについて、急遽ミーティングが必要になる場面はありませんか？
その都度、手動でGoogle Meetの会議URLを発行し、Asanaのタスクに転記するのは手間がかかる作業であり、共有漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用することで、Asanaのタスクが特定のセクションに移動されると、Google Meetの会議スペースが自動で作成され、URLがタスクにコメントされるため、AsanaとGoogle Meetを連携させたスムーズな業務進行が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク管理とGoogle Meetでの会議設定を手作業で行っている方
- タスクの進捗に合わせてオンライン会議をスムーズに設定し、業務を効率化したい方
- AsanaとGoogle Meetを連携させて、チームのコミュニケーションを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaのタスク更新を起点に会議スペースの作成とURL共有が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのURL発行や転記作業がなくなることで、会議URLの貼り間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとGoogle MeetをYoomと連携します
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定プロジェクトでタスクが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでAsanaの「タスクの詳細を取得する」アクションを設定し、更新されたタスクの情報を取得します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、取得したタスクが特定のセクションに移動した場合のみ、後続のアクションが実行されるよう設定します
- 続いて、オペレーションでGoogle Meetの「会議スペースを作成する」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクにコメントを追加」アクションを設定し、作成された会議URLを該当タスクに自動で投稿します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのセクションにタスクが移動されたら会議を作成するのか、といった条件を任意で設定してください
- Asanaへのコメント追加オペレーションでは、投稿するコメント内容を自由にカスタマイズでき、Google Meetで作成した会議URLなどの情報を変数として埋め込むことが可能です
■注意事項
- Asana、Google MeetのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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