■概要
HubSpotで管理している顧客情報が契約フェーズに進んだ際、都度eSignatures.ioで契約書を手作業で作成する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は、多忙な中で対応漏れや入力ミスを誘発する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotのコンタクト情報が特定の条件を満たしたタイミングで、eSignatures.ioの契約書作成を自動化し、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotの情報を基に、eSignatures.ioで手作業で契約書を作成している方
- 顧客管理から契約締結までのプロセスを自動化し、業務を効率化したい方
- 営業部門の定型業務を削減し、コア業務に集中できる環境を整えたい責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのコンタクト更新をきっかけに契約書が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- システム間でデータが連携されることで、手動での転記作業がなくなり、契約情報などの入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとeSignatures.ioをYoomと連携します
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでeSignatures.ioの「Create Contract」アクションを設定し、契約書を自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、ワークフローを起動させたい任意の条件を設定してください。例えば、HubSpotの特定のプロパティが特定の値に変更された場合など、柔軟な設定が可能です
- eSignatures.ioで契約書を作成するアクションでは、契約書のテンプレートや、宛名、契約金額などの各項目に、HubSpotから取得したどの情報を反映させるかを任意で設定してください
■注意事項
- HubSpot、eSignatures.ioのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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