Airtableに追加されたファイルをDropboxに格納する

‍■概要

Airtableに添付されたファイルを、都度手作業でDropboxに保存し直す業務に手間を感じていませんか？こうしたファイル管理の二度手間は、作業負荷を高めるだけでなく、格納漏れなどのミスを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが登録されると、添付ファイルが自動でDropboxの指定フォルダに格納されます。AirtableとDropbox間のファイル連携をスムーズに自動化し、日々の定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AirtableとDropboxを併用し、ファイル管理の二度手間をなくしたいと考えている方
• 手動でのファイル移行作業による、アップロードミスや格納漏れを防ぎたいチームの方
• Airtableをデータベースとして活用し、添付ファイルをDropboxで一元管理したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへのレコード登録をトリガーに添付ファイルが自動でDropboxに格納されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのファイル転記による、アップロード漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、Airtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したレコード内のファイルを指定します
4. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、どのデータベースのレコードを監視対象とするか、任意で設定してください
• Dropboxにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください

■注意事項‍

• AirtableとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
  
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。