■概要
AirtableとDropboxを連携してファイル管理を行っているものの、手作業でのファイル移動に手間を感じていたり、格納ミスが発生したりしていませんか？特定の条件に合うファイルだけを手動で選別してアップロードする作業は、時間もかかり負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Airtableにレコードが登録されるだけで、設定した条件に合致する添付ファイルを自動でDropboxの指定フォルダに格納し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- AirtableとDropboxを連携させており、手作業でのファイル格納を効率化したい方
- Airtableで管理している特定のファイルのみを、自動でDropboxにバックアップしたい方
- 手動でのファイルアップロードによる格納漏れや、格納先の間違いなどのミスを防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Airtableへのレコード登録を起点に、Dropboxへのファイル格納が自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- ファイルの格納条件を事前に設定することで、手動でのアップロードに伴う格納漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たすレコードの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Airtableのトリガー設定で、監視対象としたいデータベースやテーブルを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイルのアップロードを実行するための条件を任意で設定してください。例えば、レコード内の特定のステータスや値に応じて処理を分岐させることが可能です。
- Dropboxにファイルをアップロードする際に、格納先のフォルダを任意で指定してください。
■注意事項
- AirtableとDropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Airtableのアウトプットの取得方法はこちらを参考にしてください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
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