Dropboxにファイルが格納されたら、OCRしてAirtableファイルを添付する

■概要

Dropboxにアップロードした請求書や申込書などのファイル情報を、手作業でAirtableに転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすいのではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、DropboxとAirtableを連携させ、ファイルが格納された際に自動でOCR処理を行い、テキスト情報をAirtableへ登録できるため、こうした手作業による課題を解消し、業務の正確性を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxでファイル管理、Airtableでデータベース管理を行っている方
• 請求書などの帳票処理を手作業で行っており、入力ミスや対応漏れに課題を感じている方
• DropboxとAirtableを連携させ、ファイル管理業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納からAirtableへのデータ登録までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の品質向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとAirtableをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基にレコードを新規作成します
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードにファイルを添付する」アクションを設定し、作成したレコードに元のファイルを添付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の起点としたい監視対象のフォルダを任意で指定してください
• Airtableにレコードを作成する設定では、OCR機能で抽出したどのテキスト情報を、Airtableのどのフィールドに追加するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• DropboxとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。