Dropboxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてAirtableファイルを添付する

■概要

Dropboxに保存した請求書や申込書などの内容を、手作業でAirtableに転記していませんか？この繰り返し作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxとAirtableを連携し、特定のファイルが格納されると自動でOCRが文字情報を読み取り、Airtableにレコードを作成してファイルを添付するため、手作業によるファイル管理とデータ入力の手間を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに格納した書類の内容をAirtableに手作業で転記している方
• AirtableとDropboxを連携させてファイル管理業務の効率化を目指す方
• OCR機能を活用して、紙媒体からのデータ入力を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納を起点にOCRでの文字抽出とAirtableへの登録が自動化され、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
• 手動での転記作業が不要になるため、入力ミスやファイルの添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとに新しいレコードを作成します。
7. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードにファイルを添付」アクションを設定し、作成したレコードに元のファイルを添付します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名やファイル形式など、自動化の対象としたいファイルの条件を任意で設定してください。例えば、「ファイル名に『請求書』が含まれる場合」といった設定が可能です。
• Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、任意のフォルダIDを指定してください。
• Airtableにレコードを作成する際、OCRで抽出したどの情報をAirtableのどのフィールドに追加するかを任意でマッピングしてください。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項‍

• DropboxとAirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。