Gmailでメールを受信したら、Notionのページに自動で取り込む

■概要

Gmailで受け取った大切なメールを、情報管理のためにNotionへ手作業で転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記漏れやコピーミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でNotionのページに取り込むことが可能です。メールからNotionへの情報集約を自動化し、スムーズなタスク管理や情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したメールをNotionに手動で転記・集約している方
• メールを起点としたタスクや情報をNotionで一元管理したいと考えている方
• メールからNotionへの情報連携を自動化し、手作業をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信するだけで自動でNotionに内容が取り込まれるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 手作業でのコピー＆ペーストによる、転記ミスや重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定し、自動化の起点としたいメールのラベルを指定します
3. 最後に、オペレーションでNotionの「ページにテキストを追加」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を、どのページにどのように追加するかを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるかを任意で設定してください。「請求書」や「問い合わせ」など、業務に合わせたラベルの指定が可能です
• Notionにテキストを追加する設定では、どのデータベースやページに追加するかを指定します。また、メールの件名や本文、送信者といった情報と、固定のテキストを組み合わせて自由なフォーマットで内容を追記できます

■注意事項

• ‍‍Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。