Outlookでメールを受信したら、Notionのページに自動で取り込む

■概要

Outlookで受信した重要なメールの情報を、都度Notionに手作業でコピー＆ペーストしていませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れが発生する原因にもなりかねません。

このワークフローを活用すれば、メールとNotionの連携を自動化でき、Outlookで受信したメールの内容を自動でNotionのページに追加することが可能になり、手作業による情報管理の煩わしさを解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた依頼や問い合わせをNotion上でタスク管理している方
• Emailの内容をNotionへ手作業で転記する手間をなくしたいと考えている方
• Notionを活用した情報集約やタスク管理の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびに自動でNotionへ情報が取り込まれるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや重要なメールの見落としといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでNotionを選択し、「ページにテキストを追加」アクションを設定し、受信したメールの内容が取り込まれるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionの「ページにテキストを追加」アクションにて、テキストを追加したい対象ページを任意で設定してください。
• 追加するテキストの内容には、トリガーで取得したOutlookのメール件名や本文といった情報や、任意の固定テキストなどを活用して設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。