Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったら、Confluenceにページを作成する

■概要

Microsoft Teamsでの重要な議論や決定事項を、後からConfluenceへ手作業で転記するのは手間がかかり、情報の抜け漏れも発生しがちではないでしょうか。チャットで情報が流れてしまい、ナレッジとして蓄積しづらいという課題もあります。このワークフローは、Microsoft TeamsとConfluenceを連携させ、特定の条件に合う投稿があった際に、自動でConfluenceにページを作成します。これにより、情報集約の手間を解消し、効率的なナレッジ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとConfluenceを連携させ、情報共有の自動化を図りたいと考えている方
• Microsoft Teams上の議論をConfluenceに手作業でまとめており、非効率を感じている担当者の方
• 社内のナレッジマネジメントを強化するため、ツール連携による工数削減を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿をきっかけにConfluenceのページが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を削減できます
• 手動でのコピー＆ペースト作業が不要になるため、転記ミスや重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとConfluenceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれる投稿のみを処理するなど、任意の条件を設定します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、投稿内容からページのタイトルや本文に必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとにページを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能で設定する条件を任意でカスタマイズできます。例えば「#議事録」というキーワードが含まれる投稿のみを処理対象にするなど、業務内容に合わせて設定してください
• AI機能でMicrosoft Teamsの投稿から抽出する情報を変更できます。ページのタイトルにしたい部分や、本文に含めたい箇所などを自由に指定してください
• Confluenceで作成するページのタイトルや本文の内容、作成先のスペースや親ページなどを、用途に応じて任意で設定してください

■注意事項‍

• Microsoft TeamsとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。