■概要
ドキュメント管理にConfluence、タスク管理にAsanaを利用している際、Confluenceの更新内容をAsanaに手動で転記する作業に手間を感じていませんか。また、手作業によるタスクの作成漏れや内容の不備が発生することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Confluenceのページが特定のステータスに更新されたことをきっかけに、Asanaのタスクを自動で作成できるため、こうした連携の手間やミスを解消し、業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- ConfluenceとAsanaを連携させ、プロジェクト管理を効率化したいと考えている方
- Confluenceの更新情報を手作業でAsanaにタスクとして登録している方
- ドキュメントのステータス変更に応じたタスク作成の漏れをなくしたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Confluenceのページが更新されると、関連タスクがAsanaに自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での情報転記が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、ConfluenceとAsanaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、ページが特定のステータスに更新された場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
- 続けて、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- さらに、オペレーションでAsanaの「タスクを検索」アクションを設定し、すでに関連タスクが存在しないかを確認します
- 最後に、分岐機能でタスクが存在しない場合のみ、Asanaの「タスクを追加」アクションで新規タスクを作成するよう設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Asanaでタスクを追加する際に、担当者やプロジェクトなどを固定値として設定したり、トリガーで取得したConfluenceのページタイトルやURLなどを、タスク名や説明欄に変数として埋め込んだりすることが可能です
■注意事項
- Confluence、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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