■概要
Asanaで管理しているタスクの議事録やドキュメントを、都度Confluenceに手作業で作成していませんか？こうした二重入力の手間は、業務の非効率化や入力ミスを招く原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、ConfluenceとAsanaの連携をスムーズに自動化でき、Asanaに特定のタスクが追加されるだけでConfluenceにページが自動で作成されるため、タスク管理と情報共有の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaでのタスク管理とConfluenceでの情報共有を連携させ、業務効率化を図りたい方
- Asanaのタスク情報を手作業でConfluenceに転記しており、手間やミスに課題を感じている方
- プロジェクトのドキュメント作成プロセスを自動化し、チームの生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Asanaにタスクが追加されると自動でConfluenceにページが作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとConfluenceをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Asanaのタスク情報から必要なテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出したデータを元にページを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、特定のキーワードがAsanaのタスク名に含まれる場合のみページを作成するなど、任意の条件を設定することが可能です。
- Confluenceのページ作成アクションでは、ページのタイトルや本文にAsanaから取得したタスク名や担当者名を変数として埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟な設定ができます。
■注意事項
- Asana、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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