Zoomで特定のミーティングが作成されたら、Gmailで通知する

■概要

Zoomで新しいミーティングを作成するたびに、関係者へGmailで通知する作業を手間に感じていませんか？
定型的ながらも重要なこの連絡作業は、手作業で行うと通知漏れや宛先間違いといったミスを引き起こす可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成された際のGmailでの通知送信を自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティング設定後、都度Gmailで関係者へ手動で通知している方
• ミーティング情報の共有漏れや遅延を防ぎ、円滑な連携を実現したいと考えている方
• ZoomとGmailを連携させた定型業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでミーティングが作成されると自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。
• 通知の送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有の実現に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致した場合のみ通知が送られるように設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ミーティング情報を記載した通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Zoomから取得したミーティング情報をもとに、後続のオペレーションを動かすための条件を自由にカスタマイズすることが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意に設定できます。本文にはZoomのミーティング情報など、前のステップで取得した情報を組み込むことも可能です。

■注意事項

• Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。