■概要

Outlookのカレンダーで管理している会議情報を、手作業でConfluenceに転記していませんか？議事録ページの作成忘れや、情報の入力ミスが発生し、情報共有がスムーズに進まないこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、OutlookとConfluenceの連携を自動化できます。特定のイベントがカレンダーに登録されると、Confluenceに議事録用のページが自動で作成されるため、こうした手間やミスを解消し、業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookのカレンダーで会議を管理し、議事録をConfluenceで作成している方
• OutlookとConfluence間の手作業での情報転記に手間や漏れを感じている方
• 定例会議など、繰り返し発生するイベントの議事録ページ作成を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookにイベントが登録されるとConfluenceに自動でページが作成されるため、これまで手作業で行っていたページ作成の時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや、議事録ページの作成忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報共有の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとConfluenceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、Outlookのイベント情報を基にページを自動作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、どのような条件のイベントをトリガーにConfluenceのページを作成するかを任意で設定してください。例えば、件名に特定のキーワードを含むイベントのみを対象とすることが可能です
• Confluenceでページを作成するアクションでは、ページのタイトルや本文にOutlookのイベント情報（件名、日時、参加者など）をどのように反映させるか、任意で設定してください

■注意事項‍

• OutlookとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。