Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しSlackに通知する

■概要

Outlookで受信する請求書などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業で確認・転記する業務に手間を感じていませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、image text to text converterのように、Outlookで受信した画像ファイルからテキスト情報を自動的に抽出し、Slackへ通知する一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する請求書などの画像ファイルを、手作業で転記している経理担当者の方
• image text to text converterのような機能を活用し、画像からのテキスト抽出を自動化したいと考えている方
• Slackを活用して、チーム内での情報共有のスピードと正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、画像からのテキスト抽出、Slackへの通知までが自動実行され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手によるデータ転記がなくなるため、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性が向上します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションの分岐機能を設定し、添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションをそれぞれ設定します
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取るファイルの中から、請求金額や会社名といった特定の項目のみを抽出するよう任意で設定が可能です
• Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを自由に選択できるほか、本文に固定のメッセージや、OCR機能で抽出したテキスト情報を組み込んで送信できます

■注意事項

• Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。‍