Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しDiscordに通知する

■概要

Outlookで受信した請求書や書類などの画像ファイルの内容を、手作業でテキスト化していませんか？
オンラインで画像をテキストに変換するツールは便利ですが、都度ファイルをアップロードして処理を実行するのは手間がかかります。

このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、添付された画像から自動でテキストを抽出し、指定のDiscordチャンネルへ通知することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信する画像ファイルから、手作業でテキストを転記している方
• オンラインツールで画像をテキストに変換する作業を、さらに自動化したい方
• Discordを活用し、画像内のテキスト情報をチームへ迅速に共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけに画像からテキストへの変換が自動で実行されるため、これまで手作業での文字起こしに費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるテキストの転記作業がなくなるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理が進むようにします
4. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像ファイルを指定します
6. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストを指定したチャンネルに通知します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、画像ファイルから抽出したいテキストの項目を任意で指定できます。例えば、請求書の画像から「請求金額」や「支払期日」といった特定の情報のみを抽出するよう設定が可能です
• Discordへの通知設定では、メッセージを送信するチャンネルを自由に選択できます。また、通知本文にOCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• 分岐はミニプラン以上、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。‍