Dropboxに画像をアップロードされたら、OCRでテキストに変換しAirtableでレコードを作成する

■概要

Dropboxにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルの内容を、手作業でテキスト化して転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Dropboxへの画像アップロードを起点に、OCR機能が自動で画像からテキストに変換し、その内容をAirtableへレコードとして作成します。定型的なデータ入力作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した画像の内容を手作業で転記している方
• OCRを活用して、画像からテキストへの変換作業を自動化したい方
• Airtableへのデータ入力を効率化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxに画像ファイルをアップロードするだけで、テキスト抽出からAirtableへの登録までが自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のフィールドに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意の値に設定してください。
• OCRのオペレーションでは、画像ファイルから抽出したい項目を任意で設定してください。
• Airtableへのレコード作成の際に、対象となるベースID、テーブルIDまたは名前、登録したいフィールド情報を任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。