■概要

手書きのメモや書類をデジタルデータに変換する作業に、手間や時間を取られていないでしょうか。一つひとつ手作業で情報を転記する業務は、入力ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、デジタル化のプロセスを自動化することが可能です。Dropboxにファイルをアップロードするだけで、OCRが内容を読み取りAirtableへデータが自動で登録されるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手書き書類のデータ化など、デジタル化の作業を効率化したいと考えている方
• DropboxとAirtableで情報を管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• 紙媒体で収集した情報をデータ化し、チームでの活用を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点にデータ化のプロセスが自動で実行されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を削減します。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや読み飛ばしといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取り込みます。
4. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。
• OCRのオペレーションでは、ファイルから読み取りたい項目を任意で設定することで、必要な情報だけを抽出できます。
• Airtableのオペレーションでは、データを登録したいベースIDやテーブルID、各フィールド名を任意の値に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。