Outlookで画像ファイルを受信したら、OCRでテキスト化しMicrosoft Excelに追加する

■概要

請求書や申込書が画像ファイルとしてメールで届き、その内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると、添付された画像ファイル内のテキストをOCR機能で自動的に読み取り、Microsoft Excelの指定した行にデータを追加します。手作業によるデータ入力の時間を削減し、画像内のテキストをデータ化する定型業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 画像で受信した請求書や申込書の内容を手作業で転記している経理や総務の方
• OutlookとMicrosoft Excelを日常的に利用し、データ入力業務を効率化したい方
• 画像内のテキストをデータ化する作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信した画像ファイルを自動でテキスト化し転記するため、手作業での入力時間を短縮できます
• 手作業による転記が不要になることで、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「本文内に特定のキーワードが含まれるメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付ファイルをYoom内に保存します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードした画像ファイルを読み取りテキストを抽出します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストデータを追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、画像ファイルから読み取るテキストの項目（例：会社名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です
• Microsoft Excelへのレコード追加設定では、OCR機能で取得したどの値をどの列に追加するかを自由にマッピングできます

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924