■概要

Outlookで受信した写真付きのメール、その内容確認やテキスト化に手間を感じていませんか？特に、写真からテキストを変換する作業は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、添付された写真を自動でOCRが読み取り、抽出したテキストをDiscordへ通知する一連のプロセスを自動化し、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した写真の内容を手作業でテキスト化している方
• 写真からテキストへの変換作業の効率化を図りたい方
• Discordを活用し、チームへの迅速な情報共有の仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけで、写真のテキスト化からDiscordへの通知までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業による写真からテキストへの変換（convert text from picture）で起こりがちな、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたファイルに対してOCR処理を実行するよう設定します。
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信」アクションを設定し、OCRで抽出したテキスト情報を含むメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取るファイルの種類に応じて、抽出したいテキストの項目を任意で設定することが可能です。
• Discordへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストや、前のステップで取得したテキスト情報などを組み込んで送信できます。

■注意事項

• Outlook、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924