Airtableでレコードが作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、結果をMicrosoft Excelに追加する

■概要

Airtableに添付されたファイルの情報を、手作業で転記していませんか？目視での確認や手入力は時間がかかるうえ、入力ミスも発生しやすく非効率です。このワークフローを活用すれば、Airtableへのレコード作成をトリガーに、添付ファイルからテキスト情報を自動で読み取り、その結果をMicrosoft Excelに自動で追加できます。これにより、面倒な転記作業から解放され、業務の正確性と速度が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AirtableとMicrosoft Excel間で、画像情報の手入力による転記作業を行っている方
• 画像からテキストを抽出する作業を自動化したい方
• OCR機能を活用して、定型的なデータ入力業務の効率化を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Airtableへのレコード登録後、画像からの文字抽出からMicrosoft Excelへの転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの存在有無に応じて後続の処理を実行するかどうかを判断させます。
4. 次に、オペレーションでAirtableの「レコードのファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したレコードの添付ファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、抽出したテキストデータを指定のファイルに行として追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Airtableのトリガー設定では、対象となるベースIDやテーブルID、またレコード作成時間を判定するためのフィールド名を任意で設定してください。
• Airtableのファイルダウンロード設定では、どのレコードのどのファイルを取得するかを、トリガーで取得した情報をもとに任意で設定してください。
• OCR機能では、画像ファイルから読み取るテキストの範囲や項目を任意で指定することが可能です。
• Microsoft Excelにレコードを追加する設定では、どの列にどの情報を追加するかを、OCRで抽出したデータなどを用いて任意で割り当ててください。

■注意事項

• Airtable、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081