Dropboxにヘブライ語のPDFがアップロードされたら、OCRでテキストに変換しAirtableでレコードを作成する

■概要

ヘブライ語で記載されたPDFの管理や、内容の確認・転記作業に手間を感じていないでしょうか。
手作業での対応は時間がかかるだけでなく、言語の特性上、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、DropboxにアップロードされたPDFから、OCR機能を用いてヘブライ語のテキストを自動で抽出し、Airtableへ情報を整理・保存するため、テキスト抽出処理を効率化し、手作業による課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ヘブライ語で記載されたPDF書類を日常的に扱い、データ入力に時間を要している方
• 手作業によるテキスト抽出処理に課題を感じ、効率的な方法を探している方
• DropboxとAirtableを活用し、文書管理とデータベースの連携を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードを起点に、ヘブライ語PDFのOCR処理からAirtableへの転記までを自動化し、手作業の時間を削減できます
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、PDFファイルのみを処理対象とするなど、任意の条件を指定します
4. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでOCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからヘブライ語のテキストを抽出します
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出した情報を任意のテーブルに登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、PDFファイルのみを対象にするなど、処理を実行したいファイルの条件を任意で設定してください
• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• OCRのオペレーションでは、PDFファイルの中からテキストを抽出したい項目を任意で設定してください
• Airtableでレコードを作成するアクションを設定する際に、対象のベースIDやテーブルID、情報を格納したいフィールドなどを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924