Outlookのカレンダーにイベントが作成されたら、ClockifyにTaskを作成する

■概要

Outlookのカレンダーに登録した会議やタスクの予定を、工数管理のために手作業でClockifyへ転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OutlookとClockifyをスムーズに連携させることができ、カレンダーへのイベント登録をきっかけにClockifyのタスクを自動で作成します。これにより、二重入力の手間や転記ミスを防ぎ、正確な工数管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで管理している予定をClockifyへ手動で登録しており、手間を感じている方
• Clockifyでの工数管理の精度を高めたいが、タスクの登録漏れに悩んでいる方
• ClockifyとOutlookを連携させる業務自動化で、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのカレンダーにイベントが登録されると自動でClockifyにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記の時間を削減できます。
• 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスクの登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、工数管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとClockifyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでClockifyを選択し、「Create Task」アクションを設定し、Outlookから取得したイベント情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、連携するカレンダーのユーザーIDやタイムゾーンを任意で設定できます。
• Clockifyでタスクを作成する際に、Outlookのイベント名や日時といった情報を連携し、タスク名やプロジェクトなどに自動で設定することが可能です。

■注意事項

• Outlook、ClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。