Microsoft SharePointで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しYoomメールで通知する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた請求書や領収書などの画像ファイルから、内容を手作業で確認・転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointに画像ファイルがアップロードされると、自動でimage ocr機能がテキストを読み取り、その内容をメールで通知するため、手作業による確認や転記作業を効率化し、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointに保存した画像ファイルからテキストを手入力している方
• image ocrの技術を活用して、請求書などの書類の確認業務を自動化したい方
• ファイルのアップロードを担当者に迅速に通知し、確認漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードからテキスト化、通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• image ocrによる自動テキスト抽出のため、手作業による読み間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能で、ファイルが「作成」された場合のみ後続のアクションに進むように「作成日時＝更新日時」という条件を設定します。この分岐がないと、更新の場合も次のアクションに進みます。
4. 次に、Microsoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、Yoomメールの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を含めた通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、画像ファイル内のどの部分のテキストを読み取るか、抽出項目を任意で設定できます
• Yoomメールのメール送信アクションでは、送信先を任意で設定でき、またメールの本文にOCR機能で取得したテキストを変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924