Dropboxで手書きの画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしYoomメールで通知する

■概要

手書きの書類やメモをデータ化する際に、手入力の手間や転記ミスに課題を感じていませんか？
紙媒体の情報を扱う業務では、どうしても非効率な作業が発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、Dropboxに手書きの画像ファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動でテキストを読み取り、指定のメールアドレスへ内容を通知するため、こうした手書き情報のデータ化に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存した手書きの書類をOCRでデータ化している方
• 手書きのメモなどを関係者に共有する際、手作業で転記している方
• 紙媒体で受け取った情報を効率的にテキストデータへ変換したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのアップロードを起点に、手書き書類のOCR処理から通知までが自動化されるため、データ入力の時間を短縮することができます。
• 手作業によるテキストの転記が不要になるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
5. 最後に、オペレーションでYoomメールの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキストを本文に含めて通知します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取る画像ファイルの中から特定の項目のみを抽出するように設定のカスタムが可能です。
• Yoomメールでの通知設定では、送信先のアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを追加したり、OCR機能で取得したテキストを変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• ‍‍DropboxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924