フォームの内容をもとにMicrosoft Excelからデータを取得して、Googleドキュメントに新しいドキュメントを作成する

■概要

Microsoft Excelで管理しているデータを、報告書などの作成のためにGoogleドキュメントへ手作業で転記していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームに入力された内容をもとにMicrosoft Excelから関連データを自動で取得し、Googleドキュメントを新規作成するため、Microsoft ExcelとGoogleドキュメント間での手作業によるデータ連携の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Excelのデータを元に、Googleドキュメントで定型書類を作成している方
• Microsoft ExcelからGoogleドキュメントへのデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• フォームへの入力を起点とした、一連のドキュメント作成業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけに、Microsoft Excelからのデータ取得とGoogleドキュメントの作成が自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや参照箇所のミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォーム機能を選択し、フローボット起動のきっかけとなるフォームを設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを取得する」アクションを設定して、フォームの内容に応じたデータを取得します。
4. 続けて、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
5. 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、Microsoft Excelから取得した情報などをドキュメントに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、ドキュメント作成の際に必要となる情報を収集できるよう、質問項目を任意で設定してください。
• Microsoft Excelの「レコードを取得する」アクションでは、対象のファイルやシート、取得したいデータの条件などを任意で設定してください。
• Googleドキュメントに追加するテキスト情報は、フォームの回答内容やMicrosoft Excelから取得したデータなど、自由に組み合わせて設定が可能です。

■注意事項‍

• Microsoft ExcelとGoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。