■概要

ロシア語で記載された請求書や書類などのファイルを扱う際、内容を確認して手作業でデータベースにテキスト入力する業務は、手間がかかる上に転記ミスも起こりがちではないでしょうか。

このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルがアップロードされるだけで、OCR機能がロシア語テキストを自動で読み取り、その内容を基にKnackへレコードが自動で作成されるため、一連の業務を効率化し、正確性を高めることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ロシア語の書類や画像からテキストをOCRで抽出し、手作業でデータ入力している方
• DropboxとKnackを日常的に利用しており、ドキュメント管理を自動化したいと考えている方
• 手作業によるデータ転記ミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル追加を起点に、ロシア語テキストのOCR処理からKnackへの登録までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのテキスト入力やコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとKnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、OCRで抽出した情報をもとにレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象とするフォルダのパスやファイル名を任意の値で指定してください。
• OCR機能の設定では、読み取った画像やPDFからどの項目を抽出するかを任意で設定することが可能です。
• 特定のファイル名やファイル形式の場合のみ後続の処理を実行するなど、分岐機能で任意の条件を設定してください。
• Knackでレコードを作成する際、OCR機能で取得したどの情報をどのフィールドに登録するか、任意の内容で設定を行なってください。

■注意事項

• ‍‍Dropbox、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924