フォームに回答が送信されたら、Todoistにタスクを作成し、Confluenceにページを作成する

■概要

フォームに寄せられた回答を、手作業でタスク管理ツールや情報共有ツールに転記する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。

このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけにTodoistへのタスク作成とConfluenceへのページ作成を自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、対応漏れなどのミスを防ぎながら、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームの回答内容をもとに、Todoistでタスク管理を行い、Confluenceで議事録などを管理している方
• TodoistとConfluenceへの手作業による情報転記をなくし、業務を効率化したいと考えている方
• タスクの作成漏れや情報共有の遅れといったヒューマンエラーを未然に防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答後、Todoistへのタスク作成とConfluenceへのページ作成が自動で実行されるため、これまで転記作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのコピー＆ペースト作業がなくなることで、タスクの登録漏れやConfluenceへの記載ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TodoistとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、フローボットを起動します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、問い合わせ内容や担当者名など、業務に必要な質問項目を任意で設定してください。
• Todoistのタスク作成では、タスク名や期限などの各項目に、フォームで取得した回答内容を引用して動的に設定できます。
• Confluenceのページ作成では、ページのタイトルや本文にフォームの回答内容を反映させることで、定型的な議事録や記録ページを自動で生成できます。

■注意事項

• Todoist、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。