■概要
タスク管理ツールとしてTodoistやClockifyを利用し、Google スプレッドシートでタスク一覧を管理しているものの、それぞれのツールへの手入力や転記作業に手間を感じていませんか？
このワークフローは、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その情報を基にTodoistやClockifyへ自動でタスクを作成するため、タスク登録に関する手作業を効率化し、入力漏れなどのミスを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
- TodoistとClockifyを併用し、タスク登録を手作業で行っている方
- Google スプレッドシートをタスクリストとして活用し、各ツールへの反映を自動化したい方
- 複数ツールへの二重入力による手間やヒューマンエラーをなくしたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加を起点に、TodoistやClockifyへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるタスクの登録漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なタスク管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ClockifyとTodoistをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションの分岐機能で、スプレッドシートの情報に応じた処理の分岐条件を設定します。
- 次に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、Google スプレッドシートの情報を引用してタスクを作成します。
- 同様に、Clockifyの「Create Task」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、タスク作成が完了した旨などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、監視対象としたい任意のスプレッドシートIDやシートIDを設定してください。
- 分岐機能では、Google スプレッドシートから取得した値を基に、どのような条件で処理を分岐させるか自由にカスタマイズが可能です。
- Todoistのタスク作成では、タスク名や期限などの各フィールドに、Google スプレッドシートから取得した値を引用して自由に設定できます。
- Clockifyのタスク作成でも同様に、タスク名やプロジェクトなどの各フィールドに、Google スプレッドシートの値を引用して設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、Todoist、ClockifyのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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