Boxに特定のファイルがアップロードされたら、OCRを行いTaigaにIssueを作成する

■概要

Boxにアップロードされた請求書や発注書の内容を確認し、手作業でTaigaにIssueを起票する業務に手間を感じていませんか？この作業は定型的でありながら、確認と入力に時間がかかり、転記ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、TaigaとBoxを連携させ、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCRで内容を自動で読み取り、TaigaへIssueを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードしたファイルの内容を、手作業でTaigaに転記している方
• TaigaとBoxを連携し、プロジェクト管理の効率化を検討しているチームリーダーの方
• OCRを活用して、Issue作成を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読取りからTaigaへのIssue作成までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことにも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとTaigaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、「分岐機能」を設定し、ファイルの種類などの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 分岐後のオペレーションで、「OCR機能」の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでTaigaの「Create Issue」を設定し、抽出した情報を基にIssueを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。ファイルをダウンロードする際も同様にコンテンツIDを指定します。
• 分岐機能では、ファイル名など前段で取得した情報を利用して、後続のオペレーションを分岐させる条件を任意で設定可能です。
• OCR機能では、読み取ったファイルの中からTaigaのIssueに転記したい項目を任意で設定できます。
• TaigaでIssueを作成する際、件名や説明文などの各項目に、OCRで読み取った情報や固定のテキストなどを任意で割り当てることが可能です。

■注意事項

• Box、TaigaのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。