Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、TaigaにTaskを作成する

■概要

Gmailに届く重要なメールを、都度プロジェクト管理ツールのTaigaへ手動で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、TaigaのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、Gmailで特定のメールを受信した際に自動でTaigaへタスクを作成します。これにより、タスク登録のプロセスが自動化され、業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmail経由の依頼をTaigaで管理しており、手動でのタスク作成を効率化したい方
• TaigaのAPIを活用した自動化に関心があるものの、開発工数をかけたくないプロジェクト管理者の方
• メールでのタスク依頼の見落としや、Taigaへの登録漏れを防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点にタスクが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていたTaigaへの登録時間を短縮できます
• 手作業での転記が不要になることで、入力ミスやタスクの登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとTaigaをYoomと連携します
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでTaigaを選択し、「Create Task」アクションで、抽出した情報をマッピングしてタスクを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください
• AI機能のテキスト抽出では、メールの件名や本文など、前段のトリガーで取得した情報からタスク名や担当者など、抽出したい項目を自由に設定できます
• Taigaにタスクを作成する際、件名や説明などの各項目に、前段で取得した情報や固定のテキストを任意で割り当てることが可能です

■注意事項

• Gmail、TaigaのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。