Dropboxに新しいファイルが追加されたら、Todoistにタスクを作成する

■概要

Dropboxにアップロードしたファイルに関する確認依頼などを、別途Todoistでタスク管理していませんか。この手作業は、タスクの作成漏れや二度手間につながることもあり、非効率な業務の一つです。

このワークフローを活用すれば、TodoistとDropboxを連携させ、ファイルが追加されたことをきっかけにタスクを自動で作成できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxでのファイル共有とTodoistでのタスク管理を手作業で行っている方
• TodoistとDropboxを連携して、ファイルレビューなどのタスク作成漏れを防ぎたい方
• チームでのファイル共有からタスク依頼までの流れを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動でTodoistにタスクが作成され、これまで手作業でのタスク登録にかかっていた時間を短縮できます。
• タスクの作成漏れや、ファイル名の手入力による転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TodoistとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、Dropboxから取得したファイル情報などをタスク内容に含めます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、タスク作成のきっかけとしたいフォルダのパスを任意で設定してください。特定のファイル名のみを対象にすることも可能です。
• Todoistでタスクを作成する際に、プロジェクトや担当者、期限日などを自由に設定できます。また、タスク名にDropboxのファイル名を含めるなど、動的な設定が可能です。

■注意事項

• Dropbox、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。