■概要

アムハラ語で書かれた請求書や申込書などのファイルをメールで受け取るたびに、内容を確認して手作業で転記する業務は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたアムハラ語のファイルをオンラインでOCR処理し、その内容を自動でSheetRocksに追記できます。手作業による転記作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するアムハラ語の書類をオンラインでOCR処理し、データ化したいと考えている方
• 手作業でのデータ入力に時間がかかり、ヒューマンエラーの発生に課題を感じている方
• SheetRocksをデータベースとして活用しており、情報集約を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信からSheetRocksへのデータ登録までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSheetRocksをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を分岐させます。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでSheetRocksの「Append Row」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能の設定では、読み取るファイルの中から抽出したい項目を任意で設定してください。
• 分岐機能では、例えば特定の件名を含むメールのみ処理するなど、任意の分岐条件を設定してください。
• SheetRocksの設定では、データを追記するWorkbook IDおよびSheet IDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、SheetRocksのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。