Outlookで受信した特定条件の内容をもとに、ActiveCampaignにコンタクトを作成する

■概要

Outlookで受信したお問い合わせや資料請求のメールを、都度ActiveCampaignへ手作業で登録していませんか？この作業は時間もかかり、転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報を抽出し、ActiveCampaignへコンタクトを自動で作成できます。ActiveCampaignとOutlook間のデータ連携をスムーズにし、手作業による手間を省くことが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• ActiveCampaignとOutlookを利用し、手作業でのリード登録に手間を感じているマーケティング担当者の方
• Outlookで受けた問い合わせをActiveCampaignで管理しており、入力漏れや遅延を防ぎたい営業担当者の方
• ActiveCampaignとOutlookの連携を自動化し、定型業務の効率化を目指しているチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけにActiveCampaignへコンタクトが自動作成されるため、これまで手作業で行っていた登録時間を短縮できます
• 手作業による情報転記が不要になることで、メールアドレスの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとActiveCampaignをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の件名や送信元など、条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文から名前や会社名などの必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでActiveCampaignの「コンタクトを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にコンタクトを登録します

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを指定し、そのフォルダでメールを受信した場合のみ起動するよう設定が可能です
• 分岐条件では、特定の件名や送信元アドレスなど、ActiveCampaignにコンタクトとして登録したいメールの条件を任意で設定してください

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■注意事項

• Outlook、ActiveCampaignのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。