Calendlyで予定が作成されたら、Microsoft Teamsのカレンダーに予定を作成し参加者へ通知する

■概要

Calendlyで日程調整が完了した後、手作業でMicrosoft Teamsに予定を転記し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に複数のチームメンバーが関わる場合、連携ミスや通知漏れが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Calendlyでの予定作成をトリガーにして、Microsoft Teamsのカレンダーへの予定作成から関係者への通知までを自動化し、チームのスケジュール管理を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• CalendlyとMicrosoft Teamsを併用して日程調整を行っている方
• チームのスケジュール管理を手作業で行っており、転記ミスや通知漏れに課題を感じている方
• 日程調整後の連絡や予定登録といった定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyで予定が作成されると、Microsoft Teamsへ自動で予定が登録・通知されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による予定の転記ミスや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、チームのスケジュールを正確に管理することに繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、Calendlyで取得した予定情報を紐付けます
4. さらに、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルを作成」や「プライベートチャネルにメンバーを追加」を設定し、ミーティング用のチャネルを自動で準備します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成したチャネルにミーティング情報を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Calendlyのトリガー設定では、対象としたい組織のURIを任意で設定してください。これにより、特定の組織やユーザーの予定のみを自動化の対象とすることが可能です
• Microsoft Teamsの各オペレーション設定では、予定を作成するユーザーIDや、チャネルを作成・通知する先のチームIDなどを任意で設定してください

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■注意事項

• Calendly、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。