Outlookで会議招集メールを受信したら、Googleカレンダーで重複検索の上予定を作成する

■概要

Outlookで受信した会議招集メールを、都度Googleカレンダーへ手作業で登録する業務に手間を感じていませんか？特にGoogleカレンダーで顧客との予定の管理を行っている場合、手作業での予定登録は入力ミスや対応漏れのリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、Googleカレンダーに重複する予定がないかを確認した上で、自動で新しい予定を作成できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとGoogleカレンダーを併用し、手作業での予定登録に手間を感じている営業担当者の方
• Googleカレンダーを活用し、顧客との日程調整業務を効率化したいと考えている方
• 会議招集メールの対応漏れや、カレンダーへの二重登録といったミスを防ぎたいチームリーダーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に予定の登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、予定の重複登録といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、スケジュール管理の正確性を高めます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文から会議の日時やタイトルなどの情報を抽出します。
4. 次に、Googleカレンダーの「予定を検索する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに重複する予定がないかを確認します。
5. 次に、分岐機能を設定し、重複する予定がなかった場合にのみ、後続の処理に進むように設定します。
6. 最後に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールフォルダのIDを任意で設定してください。これにより、受信トレイ全体ではなく、特定のフォルダに届いたメールのみを自動化の対象にできます。
• Googleカレンダーのオペレーション設定では、予定を登録したいカレンダーのIDを任意で設定してください。個人のカレンダーやチームで共有しているカレンダーなど、用途に応じた指定が可能です。

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■注意事項

• Outlook、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。