Googleフォームで回答が送信されたら、Airtableを検索してレコードを更新または新規作成する

■概要

Googleフォームで収集した回答をAirtableへ手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか？特に、既存の情報を探し出して更新する作業は、時間もかかり非効率的です。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答をトリガーにAirtableのレコードを自動で検索し、情報が存在しない場合は新規作成、存在する場合は更新処理を実行します。Airtableへのデータ自動入力を実現し、データ管理業務を効率化することが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとAirtable間のデータ転記作業を自動化したいと考えている方
• Airtableの情報を自動更新し、データ管理の手間を削減したい方
• 手作業による転記ミスや更新漏れを防ぎ、データの正確性を維持したい担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からAirtableへの転記・更新が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の重要な業務に充てることができます
• Airtableへの情報の自動入力が実現するため、手作業による転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとAirtableをYoomと連携します
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
3. オペレーションでAirtableの「レコードを検索する」を設定し、フォームの回答内容をもとに既存レコードを検索します
4. 次に、分岐機能を設定し、前のステップでレコードが見つかった場合と見つからなかった場合で処理を分岐させます
5. レコードが見つからなかった場合は、Airtableの「レコードを作成する」アクションで新規レコードを作成します
6. レコードが見つかった場合は、Airtableの「レコードを更新する」アクションで既存のレコード情報を更新します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• Airtableの各オペレーション設定では、操作対象としたいベースIDやテーブルID（または名前）を任意で指定してください

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■注意事項

• Googleフォーム、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。
• AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。