■概要

Asanaで管理している複数のタスクを、プロジェクトの進捗に合わせて一件ずつ手作業で更新するのは手間がかかる作業です。特にGoogle スプレッドシートで管理しているリストを基に更新する場合、転記ミスなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、指定した時間にGoogle スプレッドシートの情報を自動で取得し、Asanaのタスクを一括で更新することが可能です。定型的な更新作業から解放され、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• AsanaとGoogle スプレッドシートを使い、定期的なタスク更新に手間を感じている方
• 手作業によるAsanaのタスク一括更新で、入力ミスや作業漏れを防ぎたいと考えている方
• プロジェクトの進捗管理を効率化し、より重要な業務に集中したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した時間にGoogle スプレッドシートの情報を基にAsanaのタスクが自動で一括更新されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、更新したいタスク情報が記載されたシートを指定します。
4. 次に、ループ機能を用いて、取得したレコードの件数分、後続の処理を繰り返すように設定します。
5. 最後に、ループ処理の中でAsanaの「タスクを更新」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報を基に各タスクを更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーに設定しているスケジュール機能は、ワークフローを起動させたい日時を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートから情報を取得する際に、対象となるスプレッドシートIDやシートIDを任意で設定してください。
• ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートから取得したレコード情報のうち、どの値を繰り返し処理の対象とするか任意で設定が可能です。
• Asanaのタスクを更新するアクションでは、Google スプレッドシートから取得した値を引用し、更新したい担当者や期日などのフィールドを自由に設定してください。

■注意事項

• Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。