HubSpotで注文が作成されたら、請求書を作成する

■概要

HubSpotで新しい注文が入るたびに、請求書を手作業で作成して送付する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの注文作成をきっかけに、Google スプレッドシートを雛形とした請求書の生成からメール送付までを自動化できます。請求書発行業務の効率化を実現し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotを利用し、注文から請求書発行までの手作業に課題を感じている営業担当者の方
• 請求書発行業務のヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したいと考えている経リ担当者の方
• HubSpotのデータを活用した仕組みを導入したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotでの注文作成後、請求書の生成からメール送付までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 顧客情報や金額の転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、正確な請求書発行を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「注文が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索」アクションを設定し、注文情報に紐づく顧客情報を取得します
4. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、請求書を生成します
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、生成した請求書を顧客に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートで書類を発行するアクションを設定する際に、請求書の雛形として利用したい任意のGoogle スプレッドシートのファイルIDを設定してください

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■注意事項

• HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。