■概要
Asanaで複数のタスクにコラボレーターを追加する際、一件ずつ手作業で対応することに手間を感じていませんか。特に、関係者が多いプロジェクトでは、設定漏れやミスが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリストに基づき、指定した日時にAsanaのタスクへコラボレーターを一括で追加する作業を自動化できます。手作業による設定ミスを防ぎ、より円滑なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Asanaで複数のタスクにコラボレーターを追加する作業に手間を感じている方
- Google スプレッドシートで管理するメンバーリストを元にAsanaを操作している方
- Asanaのコラボレーター追加のような定型業務を自動化し、生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時に自動でAsanaへコラボレーターを追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業によるコラボレーターの追加漏れや、対象タスクの間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとAsanaをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、コラボレーターの情報を取得します。
- 取得した情報をもとに、ループ機能で各レコードに対して繰り返し処理を設定します。
- 続いて、AI機能で必要なテキストを生成し、Asanaの「タスクにコラボレーターを追加」アクションを設定します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、処理が完了したことをスプレッドシートに記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュール機能のトリガーでは、フローボットを起動したい日時を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、情報を取得する任意のスプレッドシートIDやシートIDを指定してください。
- ループ機能では、スプレッドシートから取得した情報のうち、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定してください。
- Asanaのオペレーションでは、コラボレーターを追加する対象のタスクIDや、追加するメンバーのメールアドレスなどを任意で設定してください。
- 最後のGoogle スプレッドシートのオペレーションでは、前段までの処理結果を引用し、更新したいフィールドを自由に設定してください。
■注意事項
- Asana、Google スプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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