Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Googleドキュメントで書類を発行する

■概要

取引先から特定のメールを受信した際に、都度手作業で書類を作成する業務に手間を感じていませんか。定型的な作業でありながら、コピー＆ペーストのミスや対応漏れのリスクが伴います。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、メール本文の情報をAIが自動で読み取り、Googleドキュメントで書類を発行します。こうしたドキュメント生成の自動化を実現し、手作業による書類作成業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメールをもとに、手作業で書類を作成している方
• 反復的な書類作成業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
• ドキュメントの自動生成の具体的な手法を探しているDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に書類発行までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• メール本文からの情報転記や書類作成が自動処理されるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、トリガーで受信したメールの本文から、書類作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションで書類発行機能を設定し、あらかじめ用意したGoogleドキュメントの雛形に抽出した情報を差し込んで、書類を発行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれる特定のキーワードを任意で設定できます。
• AI機能によるテキスト抽出では、メール本文から抽出したい項目を自由にカスタマイズ可能です。
• 書類発行機能では、ご利用のGoogleドキュメントの雛形を設定でき、どの箇所にメールから取得した情報を差し込むかを任意で設定できます。

■注意事項

• OutlookとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。