GmailでPDFファイルを受信したら、OCRを行いChatGPTで重要箇所を抽出し共有する

■概要

請求書や契約書などのPDFファイルがメールで届くたびに、内容を確認して手作業でテキストをコピーしていませんか。ChatGPTなどを活用してPDFの内容を整理したい場合でも、手作業が介在すると手間がかかり、非効率です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したPDFの内容をOCRで自動で読み取り、ChatGPTで要約や重要箇所の抽出を行うといった、一連の処理を自動化し、手作業による情報共有の手間を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 請求書や契約書など、定型的なPDFファイルの内容確認と共有を効率化したい方
• ChatGPTを活用して、受信したPDFファイルの内容抽出や編集作業を自動化したい方
• 手作業によるPDFの内容確認や転記作業で、ミスや対応漏れが発生している方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFの開封から内容の抽出、ChatGPTへの入力、関係者への共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます
• 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとChatGPTをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、トリガーで受信したメールに添付されているPDFファイルの内容を読み取ります
4. 次に、オペレーションでChatGPTを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを基に、重要箇所を抽出するよう指示します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを記載して任意の宛先に送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワード（件名や差出人など）を任意で設定できます
• OCR機能の設定では、PDFファイルの中からテキストを抽出したい範囲を任意で指定することが可能です
• ChatGPTへの指示（プロンプト）は自由にカスタマイズでき、OCRで抽出した情報を基に要約や翻訳、情報抽出など様々な処理を行えます
• 最後のGmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、ChatGPTが生成したテキストを変数として本文に含めることも可能です

■注意事項

• Gmail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。