Jira Softwareで課題が作成されたら、Smartsheetで行を追加する

■概要

Jira Softwareで新しい課題が作成されるたびに、プロジェクト管理で利用しているSmartsheetへ手動で情報を転記していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Jira Softwareでの課題作成をトリガーにした自動処理が可能になり、Smartsheetへの行追加が自動化されるため、プロジェクト管理における手作業の手間とミスを削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jira SoftwareとSmartsheetを併用し、課題やタスクの二重入力に手間を感じている方
• Jira Softwareの機能を活用し、さらに外部ツールとの連携自動化を模索している方
• 手作業によるデータ転記をなくし、プロジェクト管理の効率化を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Jira Softwareに課題が作成されると自動でSmartsheetに行が追加され、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Jira SoftwareとSmartsheetをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJira Softwareを選択し、「課題が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでSmartsheetを選択し、「行を追加」アクションを設定して、Jira Softwareから取得した課題情報をSmartsheetの各列にマッピングします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Smartsheetの「行を追加」アクションでは、どのシートに行を追加するかを任意で指定してください。
• 追加する行の各列に、トリガーで取得したJira Softwareの課題名や担当者、期日といった情報を自由にマッピングして設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Jira Software、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。