■概要

Gmailで受信した特定のメールの内容や添付ファイルを、都度Smartsheetに手作業で転記していませんか。こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや添付漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Smartsheetの自動化が実現し、特定のメール受信をきっかけにSmartsheetへの行追加とファイル添付を自動化できます。これにより、手作業による更新業務の負担を軽減し、より重要な業務に集中することが可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取った情報をSmartsheetで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• Smartsheetの自動化機能を活用して、タスクやプロジェクト管理を効率化したいと考えている方
• メールの添付ファイルをSmartsheetに紐付けて管理する業務を自動化したい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信をトリガーにSmartsheetへの行追加やファイル添付が自動実行されるため、手作業の時間を削減できます
• Smartsheetへのデータ転記やファイル添付を自動化することで、入力ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSmartsheetをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メール本文からSmartsheetの各列に対応する情報を抽出します
4. 次に、Smartsheetの「行を追加」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい行を作成します
5. 最後に、分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合にSmartsheetの「行にファイルを添付」アクションが実行されるように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するためのキーワード（件名や送信元アドレスなど）を任意で設定してください
• Smartsheetの各オペレーション設定では、情報を追加・添付したい対象のシートIDを任意で設定してください

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■注意事項

• Gmail、SmartsheetのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。