Google DriveにPDFが作成されたら、指定ページの情報をOCRで抽出し新規でPDFファイルを作成する

■概要

複数ページにわたるPDFから特定のページだけを抜き出す作業に、手間や時間を取られていませんか。手作業での対応は、単純な作業でありながらもミスが発生しやすく、業務のボトルネックになることがあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが追加されるだけで、指定ページの情報を自動で抽出し、新しいPDFとして作成までを自動化できるため、こうした手作業による課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上で、PDFから特定のページを抽出する作業に手間を感じている方
• 複数ページの契約書や請求書などから、必要なページの情報だけを抜き出して管理したい方
• 手作業によるPDFのページ分割や情報抽出でのミスをなくし、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにPDFが追加されると、自動で指定ページの情報を抽出し、新しいファイルが作成されるため、手作業の時間を短縮できます
• 手作業によるページの選択ミスや、ファイルの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションに「分岐機能」を設定し、PDFファイルが作成された場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、「OCR機能」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルから必要な情報を読み取ります
6. 最後に、「書類発行機能」を設定し、OCRで読み取った情報を元にGoogle スプレッドシートのテンプレートから新しいPDFファイルを発行します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダをIDで任意に指定してください
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定したり、前段で取得した情報を変数として設定したりすることが可能です
• OCR機能では、読み取り対象のPDFファイルから、どの項目を抽出するかを任意でカスタマイズできます
• 書類発行機能では、発行する書類の元となるGoogle スプレッドシートの雛形や、ファイル内のどの箇所に情報を差し込むかを任意で設定できます

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。