Googleフォームで証憑ファイルがアップロードされたら、freee会計に登録する

■概要

経費精算などに用いる請求書などの証憑管理は、一つひとつ手作業でアップロードする必要があり、手間がかかる業務ではないでしょうか？
このワークフローを活用することで、Googleフォームにアップロードされた証憑ファイルをfreee会計へ自動で登録できます。手作業による登録の手間やミスの発生を防ぎ、経理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った証憑を、freee会計に手作業で登録している経理担当者の方
• 従業員からの証憑提出フローを効率化し、自動でfreee会計に連携したいと考えている方
• 証憑の管理業務を自動化することで、コア業務に集中できる時間を確保したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームに回答が送信されると証憑ファイルが自動でfreee会計に登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのファイル転記によるアップロードミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、証憑管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、freee会計をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームの回答に含まれる証憑ファイルをダウンロードします。
4. 次にオペレーションでfreee会計の「ファイルボックスに証憑ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを登録します。
5. 最後に、オペレーションでfreee会計の「未決済取引の登録」を設定し、証憑ファイルを紐付けた取引を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• freee会計で証憑ファイルをアップロードするアクションを設定する際に、対象となる事業所のIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍freee会計、Googleフォーム、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133