Zoho Projectsでフェーズが作成されたら、Outlookでメールを送る

■概要

Zoho Projectsでのプロジェクト管理において、新しいフェーズが作成されるたびに関係者へメールで通知する作業は、手間がかかる上に連絡漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoho ProjectsのAPI連携をノーコードで実現し、新しいフェーズの作成をトリガーとして、Outlookから自動でメールを送信することが可能です。手動での通知作業をなくし、迅速かつ正確な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Projectsを利用したプロジェクトの進捗共有を自動化し、管理業務を効率化したい方
• Zoho ProjectsのAPIを活用したSaaS連携に関心があり、手軽に自動化を試したい方
• Outlookでの手動の通知メール作成の手間をなくし、本来のコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Projectsでフェーズが作成されると自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた通知業務の時間を短縮できます
• 手動での通知による連絡漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者への確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとZoho ProjectsをYoomに連携してください
2. 次に、トリガーでZoho Projectsを選択し、「フェーズが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、関係者への通知メールが自動で送信されるように構成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Projectsのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のポータルIDを設定してください
• Outlookでのメール送信設定では、宛先や件名を任意の値に設定します。また、本文にはZoho Projectsのトリガーで取得したフェーズ名などの情報を含めることで、より具体的な通知が可能です

■注意事項

• ‍‍Zoho Projects、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。