「Zoho Projectsで新しいプロジェクトを立ち上げた後、Asanaにも同じ内容を手入力している…」
「ツール間の情報を手作業で同期しているので、入力ミスや更新漏れが頻繁に発生してしまう…」
このように、複数のプロジェクト管理ツール間での情報連携に手間や課題を感じていませんか？
もしZoho Projectsでプロジェクトを作成した際、Asanaにも関連情報が自動同期される仕組みがあればこうした二重入力の手間やヒューマンエラーのリスクから解放されますね。
これによりプロジェクトの計画や推進といった、本来注力すべき業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化フローはノーコードで簡単に設定できます。手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには
Zoho Projectsで作成したプロジェクトをAsanaと同期する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックしてすぐに自動化を体験してみましょう！
Zoho Projectsでプロジェクトが作成されたらAsanaでもプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
Zoho Projectsでプロジェクトを管理しつつ、タスク管理はAsanaで行うなど、複数のツールを併用するケースは少なくありません。しかし、プロジェクトが作成されるたびに各ツールへ手動で情報を入力するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Zoho Projectsでのプロジェクト作成をきっかけに、関連情報をAsanaへ自動で同期させることができ、プロジェクト管理の一貫性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho ProjectsとAsanaを併用し、プロジェクト作成時の情報同期に手間を感じている方
- 複数のプロジェクト管理ツールへの二重入力をなくし、業務を効率化したいと考えている方
- Zoho Projectsのプロジェクト作成情報を自動で同期し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Projectsでプロジェクトを作成するだけでAsanaにも自動で連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます
- プロジェクト作成情報の同期を自動化することで、手作業による入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとZoho ProjectsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Projectsを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したZoho Projectsのプロジェクト名などの情報を紐付け、プロジェクトを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Projectsのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のポータルIDを指定することが可能です
- Asanaでプロジェクトを作成する際、プロジェクト名などの各項目には、Zoho Projectsから取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを入力したりと、柔軟なカスタマイズが可能です
■注意事項
- Zoho Projects、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Zoho ProjectsとAsanaのプロジェクトを同期するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、
Zoho Projectsでプロジェクトが作成されたらAsanaでもプロジェクトを作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定していくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合はこちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Zoho Projects／Asana
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Zoho ProjectsとAsanaのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Zoho Projectsのトリガー設定とAsanaのアクション設定
- フローの起動確認
Zoho Projectsでプロジェクトが作成されたらAsanaでもプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
Zoho Projectsでプロジェクトを管理しつつ、タスク管理はAsanaで行うなど、複数のツールを併用するケースは少なくありません。しかし、プロジェクトが作成されるたびに各ツールへ手動で情報を入力するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Zoho Projectsでのプロジェクト作成をきっかけに、関連情報をAsanaへ自動で同期させることができ、プロジェクト管理の一貫性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho ProjectsとAsanaを併用し、プロジェクト作成時の情報同期に手間を感じている方
- 複数のプロジェクト管理ツールへの二重入力をなくし、業務を効率化したいと考えている方
- Zoho Projectsのプロジェクト作成情報を自動で同期し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Projectsでプロジェクトを作成するだけでAsanaにも自動で連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます
- プロジェクト作成情報の同期を自動化することで、手作業による入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとZoho ProjectsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Projectsを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したZoho Projectsのプロジェクト名などの情報を紐付け、プロジェクトを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Projectsのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のポータルIDを指定することが可能です
- Asanaでプロジェクトを作成する際、プロジェクト名などの各項目には、Zoho Projectsから取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを入力したりと、柔軟なカスタマイズが可能です
■注意事項
- Zoho Projects、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：Zoho ProjectsとAsanaのマイアプリ連携
ここではYoomとそれぞれのアプリを連携して、操作できるようにしていきます。
Zoho ProjectsとYoomのマイアプリ登録
以下のZoho CRMと同じ手順で連携可能です。
AsanaとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピー
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Zoho Projectsでプロジェクトが作成されたらAsanaでもプロジェクトを作成する
試してみる
■概要
Zoho Projectsでプロジェクトを管理しつつ、タスク管理はAsanaで行うなど、複数のツールを併用するケースは少なくありません。しかし、プロジェクトが作成されるたびに各ツールへ手動で情報を入力するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Zoho Projectsでのプロジェクト作成をきっかけに、関連情報をAsanaへ自動で同期させることができ、プロジェクト管理の一貫性を保つことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho ProjectsとAsanaを併用し、プロジェクト作成時の情報同期に手間を感じている方
- 複数のプロジェクト管理ツールへの二重入力をなくし、業務を効率化したいと考えている方
- Zoho Projectsのプロジェクト作成情報を自動で同期し、チームの生産性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Projectsでプロジェクトを作成するだけでAsanaにも自動で連携されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます
- プロジェクト作成情報の同期を自動化することで、手作業による入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます
■フローボットの流れ
- はじめに、AsanaとZoho ProjectsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでZoho Projectsを選択し、「プロジェクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 最後に、オペレーションでAsanaの「プロジェクトを作成」アクションを設定し、トリガーで取得したZoho Projectsのプロジェクト名などの情報を紐付け、プロジェクトを自動で作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Zoho Projectsのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のポータルIDを指定することが可能です
- Asanaでプロジェクトを作成する際、プロジェクト名などの各項目には、Zoho Projectsから取得した情報を変数として設定したり、固定のテキストを入力したりと、柔軟なカスタマイズが可能です
■注意事項
- Zoho Projects、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。
ステップ3：Zoho Projectsのトリガー設定
はじめに、Zoho Projectsでテスト用プロジェクトを作成してください。
作成したらYoomの設定画面に戻り「プロジェクトが作成されたら」をクリックしましょう。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「プロジェクトが作成されたら」のまま「次へ」をクリックします。
まず、トリガーの起動間隔をプルダウンから選択してください。
※5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に、ポータルIDを候補から選択してテストしましょう。
成功したら保存してください。
ここで取得した値を次のステップで活用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Asanaのアクション設定
先ほど取得したZoho ProjectsのプロジェクトをAsanaに同期します。
「プロジェクトを作成」をクリックしましょう。
ステップ3と同様、アクションは「プロジェクトを作成」のまま「次へ」をクリックします。
プロジェクト名の欄には、Zoho Projectsから取得した「プロジェクト名」の値が予め設定されています。
そのままでも問題ありませんが、固定のテキストと組み合わせて命名規則を設定することも可能です。
※以下のように取得した値を設定することで、トリガーが実行されるたびに最新のプロジェクト情報が反映されます。
